Điều gì giúp cho một file PDF có chất lượng in hoàn hảo? Lý tưởng nhất là sử dụng các phần mềm chế bản chuyên nghiệp như InDesign hay QuarkXPress. Tuy nhiên, người sử dụng thường dùng các chương trình như MS Word để nhập liệu, sau đó xuất file PDF.
Những ai từng xài qua Word đều trải qua kinh nghiệm xương máu: cấu trúc văn bản thường bị thay đổi khi được mở trên các máy tính khác nhau.MS Word xử lý font dựa trên các thông tin nhận được từ hệ điều hành về độ phân giải và các đặc tính khác của thiết bị đầu ra, chứ không dựa vào các thông tin độc lập của font chữ đó.
Vì vậy khi chúng ta tạo ra một file Word trên một máy tính được nối mặc định với một máy in văn phòng, phần text trong file Word đó sẽ được thiết lập để in ra theo độ phân giải của máy in, thường là 600 dpi. Nếu ta thay đổi thiết bị đầu ra là một máy in có độ phân giải khác (chẳng hạn như máy CTP 2400-dpi) hoặc máy in ảo Adobe PDF / Distiller, cấu trúc của văn bản đó (dòng, trang v.v…) nhiều khả năng sẽ thay đổi theo.
Người sử dụng có thể tránh rắc rối này bằng cách thiết lập Distiller / Adobe PDF là máy in mặc định trên máy tính của mình. Sau đó Word sẽ tự động sử dụng các thông số của Distiller cho các văn bản được tạo mới. Và khi xuất PDF, phần text sẽ không bị thay đổi nữa. Bạn có thể thắc mắc: vậy khi in các văn bản này ra máy in thông thường thì sao? Không hề hấn gì, nếu bạn dùng Adobe Acrobat hoặc Reader để in file PDF thay vì in bằng Word!
PDF cần những gì?
Sử dụng các phần mềm chuyên về thiết kế chưa đủ để bảo đảm các file PDF được tạo ra có chất lượng in hoàn hảo. Trên thực tế, các file PDF tệ có thể ra đời từ bất kỳ chương trình nào có PostScript hoặc chức năng xuất PDF.
Mặc dù không có một hình mẫu chung nào cho các bài in, song dưới đây là các đặc tính thường gặp của một file PDF để in:
- Nhúng font (đầy đủ bộ font hay chỉ các ký tự được sử dụng trong văn bản)
- Chứa các ảnh bitmap với độ phân giải phù hợp cho bản in
- Nếu các hình ảnh được nén, nó phải ở dạng JPG lossless hoặc chất lượng cao.
- Các minh họa được nhúng dưới dạng vector
- Màu sắc được quy định theo đúng không gian màu dùng để in
- Khổ giấy in chính xác và chừa lề đủ rộng
- Có giải pháp cụ thể và rõ ràng cho các transparent object.
1. Những lưu ý với font
Font nhất thiết phải có mặt trong hệ thống khi file được in (chứ không chỉ khi file được tạo ra), vì vậy các nhà in – chế bản khi nhận file thường yêu cầu người gửi bài giao kèm font.
Các nhà thiết kế font lại quy định các nguyên tắc khác nhau nếu bạn muốn sử dụng hoặc trao đổi font của họ, căn cứ vào thỏa thuận tác quyền (license agreement) mà ta thường nhắm mắt đồng ý khi cài đặt.
Thông thường, các thỏa thuận nói trên cho phép gửi kèm font theo bản in, với điều kiện nơi in cũng phải có bản quyền để sử dụng font này. Vấn đề có thể phát sinh khi bạn sử dụng một loại font ít phổ biến. Khi đó file PDF vẫn ổn, vì đa số các nhà tạo font, kể cả Adobe, cho phép bạn nhúng font để preview và in, nhưng nhà in có thể không in được vì không có bản quyền sử dụng font này.
Tại sao lại có nhiều rắc rối với font như vậy?
Cho dù trong hầu hết các phương pháp tạo file PDF ngày nay, nhúng font là thiết lập mặc định nhưng ta vẫn có thể dễ dàng bỏ sót một font nào đó trong file PDF cuối cùng.
Lấy ví dụ như Distiller, công cụ tạo PDF hàng đầu của Adobe. Phần mềm Distiller được đóng gói với vài cấu hình PDF thiết lập sẵn nhưng ta có thể dễ dàng tạo ra hoặc thay đổi các thiết lập mới. Với ứng dụng này, font có thể nằm trong PostScript được gửi đến Distiller hoặc không, tùy thuộc vào các thiết lập in do người dùng quy định.
Đối với Windows, khi file PDF được tạo ra thông qua Adobe PostScript, font TrueType có thể được xử lý theo một trong năm cách khác nhau, phụ thuộc vào tùy chọn “send font as” hoặc “TrueType download” (ngữ cảnh này thay đổi theo phiên bản Windows).
Một font TrueType có thể được chuyển đổi thành Type 1, hoặc Type 42 (nguồn gốc của TrueType), hoặc outline, hoặc bitmap, hoặc… không gì cả. Nếu Distiller không thể truy cập font thông qua file PostScript, nó sẽ tự động tìm các font sẵn có trong hệ thống. Nếu vẫn tìm không thấy, và thông tin về font được thiết lập theo một cách nào đó khác (thay vì phải bấm “cancel”) thì file PDF vẫn được tạo ra mà không có nhúng kèm font.
QuarkXPress cũng cho phép người dùng tùy chọn có nhúng font hay không khi xuất file PDF, tuy nhiên InDesign và Illustrator bắt buộc phải kèm font khi làm công việc này.
Khi mà các công cụ tạo PDF đã được thiết lập để đính kèm font, thì một số OpenType và TrueType font lại bị cấm “chấm nhúng” dưới mọi hình thức. Mặc dù thời gian gần đây, các nhà thiết kế font không tạo ra các tác phẩm như thế nữa, song các mẫu được tạo ra vào cuối thế kỷ trước (như các font đi kèm với CorelDraw) có khả năng bị hạn chế này.
Một số ứng dụng không cho phép người dùng nhúng các font bị hạn chế vào bản thiết kế (ví dụ các phiên bản QuarkXPress 6.5 và 7 dùng cho Mac), các phần mềm khác (như InDesign CS) sẽ cảnh báo nếu font bạn định sử dụng không thể nhúng vào file PDF sau này.
Một số khác hoàn toàn không có phản ứng gì khi bạn xài các font bị hạn chế cho đến khi xuất file PDF.
Xem “Document Properties” trong Adobe Acrobar có thể cho chúng ta biết rằng font có được nhúng trong file PDF hay không.
- “Embeded” có nghĩa là font đó được kèm theo đầy đủ.
-“Embeded subset” thì chỉ có các ký tự được sử dụng trong file là được nhúng vào PDF.
Một khi font không được kèm theo file, có hai khả năng để phần mềm cho phép ta preview và in. Acrobat hoặc Reader có thể sử dụng Adobe Multiple Master font được cài đặt cùng với ứng dụng để thay thế cho font bị thiếu. Mặc dù sự thay thế này hiếm khi phù hợp với bản gốc, nhưng chí ít nó cũng giúp ta đọc được phần text. Nếu có một loại font tương tự có sẵn trên máy tính, nó sẽ được sử dụng để hỗ trợ đọc & in.
Tuy nhiên, khả năng này sẽ không có tác dụng nếu file PDF không được in trực tiếp từ phần mềm Acrobat. Để khắc phục, bạn có thể nhúng font thay thế vào file PDF bằng cách sử dụng công cụ touch-up text hoặc các chương trình chỉnh sửa PDF khác như Enfocus Pitstop Professional.